Як організувати успішну презентацію

news present

Організація Презентації - важливий комунікаційний інструмент, що зв'язує компанію з клієнтами, проводиться вона найчастіше в декількох випадках: з приводу якої-небудь урочистої дати - розширення компанії, відкриття нового офісу, ювілею компанії, піар-захід. Головне завдання - збільшення контактів у сфері діяльності фірми, збір додаткової інформації про споживачів та їх наміри, формування правильного іміджу компанії.

 

 

Як організувати успішну презентацію

  Незважаючи на те, що презентація - івент досить солідний і консервативний, з часом і вона зазнає змін. У нинішній час популярні так звані роздільні презентації, не зіштовхують ЗМІ з VIP-персонами. При організації роздільної презентації день проведення як би розділяється рисою / кордоном: перша половина складається із спілкування з журналістами на території вашої компанії (прес-конференція + традиційний кетерінг для журналістів) і на прийом VIP-персон в якому-небудь скромному, затишному і дорогому місці .

Перший етап

  • Інформація про компанію. Виготовлення буклетів, буклети містять основну інформацію про фірму, вручаються заздалегідь або по прибуттю запрошених.
  • Розробка та дизайн у відповідності з презентацією та сприйняттям певної цільової аудиторії
  • Прес-реліз
  • Запрошення ЗМІ, якщо ж не дозволяє бюджет, запрошення до поширення промоутерів або ж скористатися прямою поштовою розсилкою

Другий етап

 Сценарій заходу. Розробка та написання сценарії у відповідності з особливостями і специфікою компанії. Професійний сценарист розробляє сценарний план і власне саму концепцію презентації. Також потрібно не забувати про навчання промоутерів або ж хостесс. У процесі організації презентації обов'язково плануються теми для обговорення, порядок виступів і обмін думками. Проведення направляється ведучим заходу, який обізнаний зі сценарієм презентації заздалегідь. На провідному краще не економити, так як чим він професійніше, тим рентабельності виглядає захід. Святкове оформлення та технічне забезпечення - без цього не обходиться жодна презентація! Як правило, другий етап організації презентації, завершується генеральною репетицією - необхідний захід.

Третій Етап

 Незважаючи на поділ презентації на захід для журналістів і на подію для Віп-персон, схема проведення однакова і правила теж. Найчастіше реєстрація гостей починається за 30-40 хвилин до початку. Welcom-drink зазвичай проходить в окремому приміщенні, що дає свободу переміщення і контактів гостей. Презентація, як ми вже знаємо, складається з двох частин - офіційної та неофіційної. У першому випадки - це презентація з привітанням гостей або господарів, по-другому - спілкування на тлі ненав'язливої ​​шоу-програми. Вечірня презентаційна частина займає, в середньому, дві-три години

Мовою цифр

Ось основні витрати, присутні в кошторисі:

  • Сценарій - 5%
  • Ведучий - 15%
  • Технічне забезпечення - 10%
  • Оформлення - від 2%
  • Фуршет, банкет - 25-40%
  • Комісія Івент-агенції - 10% (в середньому, залежить від складності  та швидкості організації проекту).