Как организовать успешную презентацию

Как организовать успешную презентацию

Организация Презентации -важный коммуникационный инструмент, связывающий компанию с клиентами, и проводится она, зачастую, в нескольких случаях: по поводу какой-либо торжественной даты – расширения компании, открытия нового офиса,  юбилея компании, пиар-мероприятие. Главная задача – увеличение контактов в сфере деятельности фирмы, сбор  дополнительной информации о потребителях и их намерениях, формирование правильного имиджа компании.

Как организовать успешную презентацию

 Несмотря на то, что презентация – ивент довольно солидный и консервативный, со временем и она претерпевает изменения. В нынешнее время популярны так называемые раздельные презентации, не сталкивающие СМИ с VIP-персонами. При организации раздельной презентации день проведения как бы разделяется чертой/границей: первая половина состоит из общения с журналистами на территории вашей компании (пресс-конференция + традиционный фуршет для журналистов) и на прием VIP-персон в каком-нибудь скромном, уютном и дорогом месте.

Обратите внимание! Пример организации презентации, Вы можете посмотреть ниже по ссылке.

пример организации презентации

Первый этап

  • Информация о компании. Изготовление буклетов, буклеты содержат основную информацию о фирме, вручаются заранее или по прибытию приглашенных.
  • Разработка и дизайн в соответствии с презентацией и восприятием определенной целевой аудитории
  • Пресс-релиз
  • Приглашение СМИ, если же не позволяет бюджет , приглашение к распространению промоутеров или же воспользоваться прямой почтовой рассылкой

Второй этап. 

 Сценарий мероприятия. Разработка и написание сценарии в соответствии с особенностями и спецификой компании. Профессиональный сценарист разрабатывает сценарный план и собственно саму концепцию презентации. Также нужно не забывать об обучении промоутеров или же хостесс. В процессе организации презентации обязательно планируются темы для обсуждения, порядок выступлений и обмен мнениями. Проведение направляется ведущим мероприятия, который осведомлен со сценарием презентации заранее. На ведущем лучше не экономить, так как чем он профессиональней, тем рентабельней выглядит мероприятие. Праздничное оформление и техническое обеспечение - без этого не обходится ни одна презентация! Как правило, второй этап организации презентации, завершается генеральной репетицией - необходимая мера.

Третий Этап

 Несмотря на разделение презентации на мероприятие для журналистов и на событие для Вип-персон, схема проведения одинакова и правила тоже. Зачастую регистрация гостей начинается за 30-40 мин до начала. Welcom-drink обычно проходит в отдельном помещении, что дает свободу перемещения и контактов гостей. Презентация, как мы уже знаем, состоит из двух частей - официальной и неофициальной. В первом случаи - это презентация с приветствием гостей или хозяев, во-втором - общение на фоне ненавязчивой шоу-программы. Вечерняя презентационная часть занимает, в среднем, два-три часа

На языке цифр

Вот основные расходы, присутствующие в смете:

  •  Сценарий - 5%
  •  Ведущий - 15%
  •  Техническое обеспечение - 10%
  •  Оформление - от 2%
  •  Фуршет, банкет - 25-40%
  •  Комиссия Ивент агентства - 10% ( в среднем, зависит от сложности и скорости организации проекта).